Adjoint exécutif et coordonnateur administratif bilingue

SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de consultation et d’ingénierie, un chef de file mondial dans la conception d’infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une firme d’ingénierie et de consultation dont l’objectif principal est d’offrir des solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises : études de faisabilité pour la construction d’une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacité de l’infrastructure existante, privatisation d’un chemin de fer.

Contexte

Venez participez avec SYSTRA Canada à la transformation du Canada de demain grâce à cette impressionnant projet de train à grande vitesse ALTO, reliant Québec à Toronto et le plus grand projet d’infrastructure au Canada depuis des générations.

Ce TGV ALTO vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique.

Vous êtes convaincu qu’un monde plus durable est possible et que la mobilité fait partie intégrante des réflexions liées à l’avenir de notre planète ? Montez à bord avec SYTRA Canada et faites partie du projet qui révolutionnera l'industrie ferroviaire au Canada !

Missions/Responsabilités

L’adjoint exécutif et coordonnateur administratif bilingue offre un soutien proactif aux dirigeants et à l’ensemble du projet, en coordonnant les agendas, les réunions, les déplacements, les communications, la documentation et les opérations de bureau avec un haut niveau de discrétion et de rigueur. Parfaitement bilingue en français et en anglais, il assure des communications internes et externes claires et cohérentes ainsi qu’une coordination fluide entre les équipes, les fournisseurs et les partenaires afin de répondre aux normes du projet et de l’entreprise.

Soutien aux dirigeants et aux réunions

• Assiste de manière proactive les dirigeants du projet et les équipes, en traitant des informations hautement confidentielles avec discrétion.
• Gère la planification des agendas des dirigeants, y compris la coordination des réunions, la préparation de la documentation, l’organisation des déplacements et le traitement des notes de frais.
• Participe à certaines réunions, prépare des comptes rendus et assure le suivi des actions.

Communications et événements

• Coordonne les communications internes pour les équipes de projet et les équipes d’ingénierie; rédige, révise et uniformise les communications bilingues destinées à l'équipe projet et à un public de projet élargi.
• Veille à ce que le format et le contenu des communications externes répondent aux exigences du projet et aux attentes corporatives, en français et en anglais.
• Coordonne l’organisation des réunions et des événements internes, incluant les invitations, la logistique et le soutien sur place.

Documentation et signatures

• Supervise la gouvernance documentaire: contrôle de la qualité (grammaire, clarté et uniformisation) et création/maintenance des gabarits de projet.
• Gère les flux de signature via DocuSign, incluant la préparation des gabarits, l’acheminement, le suivi et la finalisation.
• Coordonne avec le contrôle documentaire pour l’attribution des numéros de documents et des lettres de transmission, en assurant la gestion des versions et la traçabilité.

Opérations administratives

• Filtre et répond aux questions et demandes liées au projet au quotidien; récupère et prépare les données, rapports et notes d’information au besoin.
• Crée et tient à jour la documentation de l’équipe des adjoints de projet; soutient la gestion de projet dans les opérations courantes.
• Met en place et maintient une plateforme de gestion des tâches administratives avec suivi par billets afin d’améliorer le niveau de service et la visibilité.

Coordination du bureau et des installations

• Coordonne les réorganisations des bureaux du projet; soutient la résolution des enjeux liés à l’équipement de bureau et aux TI.
• Gère les inventaires de fournitures; crée la signalisation de bureau et assure le lien avec les imprimeurs.
• Traite les demandes d’accès pour les visiteurs et les employés; identifie et déploie des outils de réservation de salles; réserve des salles pour les partenaires (OPM et PDP) dans les sites du projet et externes.
• Coordonne avec le siège social les commandes de fournitures, y compris la papeterie et l’équipement de santé et sécurité, comme les EPI.

Coordination RH

• Soutient les processus d’accueil et de départ.
• Tient à jour l’organigramme.
• Coordonne avec le CSO les séances de prise d’empreintes digitales et les habilitations connexes.

Général

• Effectue toute autre tâche administrative générale requise par le projet.

Profil/Compétences

Formation: Diplôme d’études professionnelles en secrétariat/administration de bureau ou tout autre diplôme pertinent.

Expérience professionnelle: De 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire.

Compétences techniques:

• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise de Visio pour les schémas et les diagrammes de processus.
• Maîtrise de DocuSign pour les flux de signatures électroniques et la tenue des dossiers.
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite, en français et en anglais, incluant une forte capacité de révision des textes dans les deux langues. *

* Raisons justifiant l’exigence de bilinguisme : Vous aurez l’occasion de travailler avec une clientèle variée, composée autant d’entreprises francophones qu’anglophones. Le bilinguisme est donc essentiel pour bâtir des relations solides avec nos clients, comprendre leurs besoins spécifiques et communiquer efficacement dans la langue de leur choix.

Compétences personnelles et comportementales:

• Esprit proactif en résolution de problèmes et bon jugement dans un environnement dynamique.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, capacité à respecter les échéanciers.
• Souci du détail; capacité à travailler sous pression.
• Esprit d’équipe, attitude positive et sens de l’initiative.

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SYSTRA Canada s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. SYSTRA Canada applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leur candidatures.

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Note: Dans cette description, l'usage du genre masculin a pour seul but d'alléger le texte et inclut le genre féminin.